早就想写一篇财务报销的总结了，因为今年出的bug太多了，无数次在考试周的宝贵时间中奔来跑去啊，实在不希望后来者遇到同样的情况~但是一直没有动笔，主要是找不到合适的地方。你说放在网站或者论坛上面，这个受众也实在有限，没必要浪费版面；放在我的其他写东西的地方，还是算了吧，和文章受众的重叠性太小；趁着今儿开了博客的机会，就把这个好好写一写吧。
首先，报销的情况和网站的财务暂时都是由我负责，当然是不方便完全公开滴，可以保证的是，所有有关第四届R语言会议（北京会场）财务相关的工作都全部做完了，大家无需担心！
其次，说说这次工作主要的难点吧！北京会场的工作一直依托中国人民大学统计学院进行，所有一切和学校的财务挂钩的东西，都难免很多牵连。本次会议主要的财务来源，是学院给的报销，其他也有各种捐赠与网站的结余。学院的财务支持，也要通过学校的财务处走账，而中国群众大学的财务处，一向是我认为所接触过的机构中最为麻烦最难打交道的官僚机构之一，我略把和他们打交道以及怎么从学院里面拿钱的经验写一下吧，也许明年有用呢。就算明年用不上，等我年纪大了，打开博客一看，回首看看这段乱七八糟的时光，总觉得自己过去人生的某个月，不是毫无痕迹的溜走的。
1.我们拿钱的原则是，能从学院这边花钱的项目，尽量从学院这边花钱。我们的金主是应用统计研究中心，中心也是一个国家级研究基地，基地会议费是相当可观的。而且这些会议费的国家直接拨款，专项专用，如果今年没用掉，明年这笔钱就不在中心的帐上了！各种可靠的路边社消息称，每年中心的会议费都花不完，老师们便想办法去弄出会议的名目来把国家拨款花掉。这确实是中国科研界的一个弊端，很多时候，为了把钱花掉而办会议（路边社消息称，人大办的生物统计会议，由某个医院赞助，该医院也是基地会议费花不完，于是找到易老师赞助会议……）所以，咱们正当理由办有意义的会议，从学院里面“诳”钱，绝对是应该胸有成竹理直气壮滴！
2.我们花钱的原则是，能省钱就尽量省。大家都不是搞那些官僚主义的会议的人，都是想办点实事的。在保障会议基本需求和档次的基础上，能省钱的地方一定不能大手大脚。这个是我认为的，R语言会议必须坚持的原则。
3.如何报销？首先得找应用统计研究中心的管事滴（现在是金勇进老师）报备会议，也就是出具会议经费预算给老师审阅（这次是由两位美丽的师姐，同时也是金老师的研究生，课间休息跟老师说的，会议预算顺利通过），然后开始花钱筹备。之前所有的钱，都是由各位垫着，当然COS本身有一定的流动资金。而数额较大的支出，则可以去财务处借支票。会议结束之后，再统一通过各种复杂的手续，从财务处把钱领回来，返还到之前垫的各位同学的帐上。
4 .能借支票的都借支票！本身学校规定，单笔超过1000元的现金支出，都只能通过支票进行。但是我们实际上很多支出都是不会去借支票，而是用自己的现金，不过在后期再凑发票，通过保证凑的发票单张不超过1000元来打擦边球。但是实际上，去学校借支票手续并不复杂，找学院负责老师（刘畅老师，明主1001）说明情况，刘老师自然可以很快给你办手续，然后去学校财务处领即可。这样最大的好处在于，最后的报销直接以支票收据冲账，不需要凑发票等复杂手续，特别适用于找学校食堂订餐和办理会议宣传材料等单笔大额支出
5.凑发票与报销名目。由于总是有零零散散的支出不可能借支票，于是我们需要后期一起报销一次。我们买东西的单据包括：收据小票，发票。前者详细列明，我们怎么花的钱，不可能造假，这个需要给实际付钱的人看，在我们这次会议情境中，是应用统计研究中心的金老师，但是实际上金老师是没有时间看的。由于我们会议花费不多，而且金老师很忙，出于对学生的信任和对于会议花费的一般估计，金老师会认为误差范围在10000以内都是reasonable的（此数字纯属猜测，不负责！）。那么发票，则是没有列明花钱的情况的，是我们应该给财务处作为报销凭证的。发票上面最为关键的信息只有四条：①发票种类，比如大家熟悉的办公用品，餐费等；②金额，不解释；③抬头，比如XX公司；④时间，不解释。在会议结束之后，把我们花钱的发票，会议通知（含会议时间，地点，主办单位和参与人员名单等关键信息）去找刘畅老师，然后和刘老师一起在学校的财务在线系统中把发票的金额数目等填上去，然后打印报销封面即可。事实上，这个过程比我想象中辛苦很多，因为刘畅老师实际上是行使了金老师的职责在做这个，因此需要金老师事先授权，这又是一个比较麻烦的过程。其次，刘老师会帮着审核一遍发票的有效性，理论上避免了我们的发票在财务处无法报销的噩耗！但是这仅仅是理论上，因为学院老师对于哪些发票是合格的的全部知识来自于历次报销失败的教训，因此是不完全的，有时候偏松，有时候偏严。在审核完所有发票并全部将其填入学校的财务报销系统并打印封面后，请刘畅老师在会议通知上盖章后，再找金老师对于报销封面盖章（这个时候金老师会具体看看花了多少钱，但是实际上还是完全不用担心这个问题，我们只要贯彻了之前的花钱原则，总的费用一定会是可以被老师接受的）。然后，拿着我们弄好的发票，盖好各种该盖的章的报销封面和会议通知后，就可以奔向财务处了！因此这一步最难之处在于发票！在报销时，不同的项目课报销的发票种类是完全不同的，比如对于我们这次会议，对于非差旅费，那么办公用品和餐费是可以报销的，但是单张必须在1000元以内，而且每张发票的编号不能相连，必须隔开至少200个发票编号，原因上面已经解释。对于差旅费则相对复杂，实际上机票，火车票，出租车票，住宿费，都是可以报销的，但是必须注明每一张票对应的使用者及使用者级别。这个地方非常复杂，我后面另讲。对于金额，也就是所谓的1000元以内的限制。事实上如果真的遇到单次消费超过1000元但是没有用支票的情况，很多时候跟商家说明，他们是可以提供多张且不连号发票的。抬头嘛，对于人大内部的报销，必须使用“中国人民大学”，查一个字或者标点符号都报销不了……至于时间，由于我们使用的是中心的基地会议费项目，因此按照会议费的规定，必须都发生在会议之间或者非常短暂涵盖会议时间的闭区间内，如果遇到非常挑剔的财务处老师，他们会跟你细抠到会议前后三天！显然这个很困难，因为很多花的钱都是在之前较长的筹备期间，而且很多时候我们花了钱但是没有保存发票，只能通过其他方式，比如跑出去shopping来获得发票，于是发票时间会对不上！这个是今年报销最为严重的问题！这个问题导致了师姐无数次纠结，比如凑了9000多的发票被财务处无故销毁；比如找遍了全校认识的也要报账的人换发票，再比如跑到城乡超市门口，混迹在弄假发票的大妈中向路人讨要小票，再去开发票。解决方案是：尽量保存当时花钱的发票，实花实报！其次，在递交会议通知时，尽量把会议时间写的模糊一点，比如我们是5月28~29开会的，那么写成5~6月，就保证了5~6月的所有发票都是可以用的，这一点刘畅老师绝对理解，完全可以获得批准。
6.填写学校报销系统的信息。所有钱都必须通过一张盖好章的报销封面才能被取得，在很久很久以前，只要你跟老师说，我花了这么多钱，这个是清单，我们发票凑齐了，老师就能给你开一张封面，说明花钱数额和报销项目号，然后盖章（负责老师个人手签章+学院或者某中心章）即可。后来，出现了奇葩的在线报销系统，必须通过负责老师自己的数字人大账号登陆和填写明细才能打印电子报销封面进而盖章。这个系统各种报销名目众多，主要分为差旅费和非差旅费。非差旅费，按照上面的说明，把自己的发票归类，填写每类的张数和总金额，差旅费另说。然后保存，填入项目号（此处项目和也是在线关联的，不过一般来说，某中心都是有钱的），再在线预约一个窗口和时间，即可。对了，记得上面的联系号码写实际跑财务处的同学的。在某个阳光明媚时间充裕心情好有耐心的早上或者下午，把上述所有材料带齐，再找到自己预约的窗口，把材料交给老师审核再拿钱即可。之所以强调“阳光明媚时间充裕心情好有耐心”，是因为你踏上的是非常恶心，消磨时间和受气的旅程，你遇到的是，一点都不好玩的事情和人，所以必须坚强一点才能挺过来。PS，拿到钱是直接打到某张北京开户的工商银行卡上，默认是打到刘畅老师的卡上，你可以在旁边注明自己的卡号和开户名，但是要刘老师帮忙盖章。实际上就算你写了，财务处的同志（我实在不能下笔写老师二字！）也会一时疏忽看不清直接打到刘老师的工资卡上，这个时候需要麻烦刘老师再帮我们取出来现金……
7.差旅费部分。为什么我们要报销差旅费？事实上我们没有花这个钱，但是非差旅费发票总是凑不够的，我们几个穷学生，能买多少东西呀？但是我们都要回家和到处溜达，都有火车票和出租车票，个别同学还有飞机票，而学院的项目中差旅费是比较丰厚的，于是我们可以把非差旅花的钱通过差旅费报销出来（显然，这个再次显示了，学校的报销系统各种规定是一个非常无聊的存在）。但是问题难点在于，所有这些票的时间都必须在会议期间，往返地点包含北京（出租车票全部发生在北京）。然后，需要在系统中说明，每一张票，都是由谁，什么职位，什么时间，什么理由，什么地点来往的。这个谁，必须包含在会议参会人员名单中，职位和票的等级挂钩，比如机票只能是教授，火车票硬座以上必须是讲师（工程师）及以上，学生要报销只能是火车票硬座，而且该学生必须是博士……时间和会议时间相符之外，来往地点除北京外必须是该参会者所在的城市。因此，为了报销差旅费成功，我们必须对会议通知中的参会名单根据填写的说明进行一些微调……
8.去了财务处，你永远会发现有新的规定我们没有遵守。因此，我们一定要带多一点发票哦！然后，财务处同志对你发脾气或者训斥的时候，一定要面带微笑哦，做人要阳光一点嘛……就是有那么些人，有那么点可以让你办不成事的权力，就会耍弄这些权力来获得存在感，在这个时候你一定要坚强！因为我们暂时还没有强大到可以反抗制度。特别注意的一点是，最好派年轻，笑容甜美有耐心，而且最好是mm滴同学，去财务处报账！
我能想到的就是这些，后面想到了再加吧，先这样……